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日常業務を一気に効率化!! 簡単に導入できる「業務改善ツール」の活用方法
ITに関する知見を深めていただくための本コーナー。 第2回は「スケジュール・タスク管理ツール」「チャットツール」「クラウドストレージサービス」「大容量ファイル送信サービス」の導入・活用の ポイントについて、業務改善コンサルタントの宮下 貴行氏にレクチャーしてもらいました。
経営戦略、IT戦略、業務改善コンサルタント
宮下 貴行 みやした・たかゆき
1975年生まれ。大学卒業後、大手食品、銀行、航空の情報システム部を社員として経験し、2006年より中堅コンサルティングファームで主にISO27001（ISMS）、ISO20000（ITSMS）などのコンサルティング事業に多く携わる。2015年からは、ソフトウェアメーカーでこれまでの経験を活用し、新事業開発としてクラウドインフラサービス事業の部門運営をしながら、クラウド活用に悩むお客様の課題や問題の解決に現場の最前線で取り組んでいる。現在はフリーランスとして中堅・中小企業のDX化を支援し、当事者として日々お客様に対する支援に取り組んでいる。
CATEGORY1
スケジュール・タスク管理ツール
スケジュール・タスク管理ツールに必要な機能は、①複数のタスクを可視化②業務やプロジェクトに関わるチーム内での情報共有③リマインダー（備忘や念押し）機能によるスケジュール管理の徹底などです。
例えば、「Backlog」というツールがあります。シンプルで使いやすい操作画面と充実したコミュニケーション機能を有しているため、どのような企業でも活用できます。
もう一つは「Asana」です。世界195カ国で利用されていることもあって、連係可能なツールやシステムも多く、関連業務をまとめて効率化できます。
［Backlogの特徴］
・ユーザインターフェースがシンプルで使いやすい。
・絵文字やアイコンなども豊富。
［Asanaの特徴］
・進捗が一目でわかる直感的なデザイン。
・100以上の製品やサービスと連係できる。
CATEGORY2
チャットツール
チャットツールに必要な機能は、①グループチャット機能②ファイル共有管理機能③タスク管理機能④音声・ビデオ通話機能となります。
こうした点を加味して紹介したいのが「Microsoft Teams」です。ビジネスシーンで利用率の高いWordやExcel、PowerPointをはじめとしたMicrosoft 365のアプリケーションとの連係が可能で、チャットグループのメンバーとアイデアを出しながら共同編集ができます。プロジェクトやチームが多数ある企業、普段からMicrosoft 365のアプリケーションを使って業務を行うことが多い企業にお勧めです。
もう一つ紹介したいのが「Slack」です。世界150カ国以上で使われており、チャットツールとしての機能が豊富で、メッセージだけでなく音声や動画を活用してやり取りする場合に強みがあります。表示できる言語数も豊富なため、海外の企業とやり取りすることが多い企業にマッチするでしょう。
［Microsoft Teamsの特徴］
・部署やプロジェクトごとにグループを作成できる。
・無料プランでも最大100人まで同時通話できる。
・Webセミナーやオンラインイベントを開催することもできる。
・Microsoft 365（有料）を導入していれば利用権利を得られる。
［Slackの特徴］
・部署やプロジェクトごとにチャンネルを作成可能。
・社外の人とチャンネルを共有できる。
・管理者が招待したメンバーだけが参加できるプライベートチャンネルを作成できる。
・各チャンネル内で質問や回答をするフォームを作成できる。
CATEGORY3
クラウドストレージサービス
クラウドストレージサービスに必要な機能は、①ファイル保管機能②ファイル復元機能③セキュリティ機能④ファイル共有機能⑤管理機能となります。
お勧めツールの一つ目は「Box」です。法人向けプランでは、定額で容量無制限で利用可能なため、扱うデータ容量の多い企業やファイルのやり取りが多い企業にピッタリです。また、単一ファイルのアップロード容量上限が5〜150GBと高いため、ZIP化も必要なく、手間なくアップロードができます。さらに、高いレベルでの情報セキュリティ対策が施されているため、重要なデータやファイルも安全に送付することが可能です。その上、Microsoft 365やGoogle Workspace、Slackなど、1500以上のアプリと安全に統合できます。
もう一つのお勧めは「Azure Files」です。計3500名以上のサイバーセキュリティの専門家からなるチームが顧客のビジネス資産とデータを管理しているため、安心して利用できます。また、クラウドの保護に役立つサイバーセキュリティ関連の分析情報が全世界からリアルタイムで供給されているため、新しい脅威を検出し、迅速に対応します。
［Boxの特徴］
・定額で容量無制限で利用可能。
・自社の使用ツールにシームレスに連係・共有できる。
・手間なくアップロードできる（ZIP化などの必要なし）。
・高いレベルでの情報セキュリティ対策が施されている。
［Azure Filesの特徴］
・複雑なネットワークアクセス設定を行う必要がない。
・ネット環境があれば、どこからでもアクセス可能。
・一般的なOSであればどれでもアクセス可能。
・利用可能人数は無制限。
・従量課金制を採用。
CATEGORY4
大容量ファイル送信サービス
大容量ファイル送信サービスに必要な機能は、①ファイル交換機能②ファイルの保存期間・送信先制限機能③承認機能・権限設定機能④管理機能となります。また、大容量ファイル送信サービスを使用する場合、「ファイルのアップロード前にパスワードを設定する」「企業のファイルを送信する前に送信の許可を得る」といった具合に、利用時におけるルールやプロセスも検討する必要があります。業務上の事故を防止する観点で言えば、ツールの選定よりも重要なポイントになるでしょう。
こうした前提の下で紹介したいのが「SECURE DELIVER」です。企業の導入実績2000社以上を誇る大容量ファイル送信サービスで、一度に最大60GB（10ファイルまで）の大容量ファイルを送信できるので、動画などの大容量データのやり取りが多い企業に一押しです。
もう一つのお勧めツールは「DIRECT!EXTREME」です。その特徴は低品質なネットワーク回線による速度低下の影響を受けにくく、遠距離通信でも高速なデータ転送速度を維持できること。独自の技術により、国内のみならず、スピーディーにASEANや中国への大容量データ転送を実現できます。
［SECURE DELIVERの特徴］
・一度に最大60GB（10ファイルまで）を送信可能。
・データ利用量に応じた料金となる従量課金制を採用。
［DIRECT!EXTREMEの特徴］
・高速なデータ通信速度で一度に最大2TBを送信可能。
・独自の技術で国内のみならず、ASEANや中国への大容量データ送信が可能。
※料金プランなどの詳細については、各サービスのホームページをご確認ください。
