企業改革に欠かせないファシリテーター

　私が所属するケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズ（株）では、企業のための新たなビジネスモデルの検討や業務改善から、その実現のためのITソリューションの導入まで、一貫したコンサルティングサービスを手掛けています。中でも私が特に心掛けているのが「現場を変えられるコンサルタント」であることです。経営に関する数値分析に基づいて事業計画を立て、資料を示しておしまいではなく、実際に従業員の方たちが働く現場に入り、ファシリテーターとして意見を引き出しながら変革のお手伝いをし、新しいやり方が現場に浸透するまで見届ける―。これこそ、コンサルタントの本懐だと思っています。

　「ファシリテート」は「誘引する」「促進する」という意味の言葉で、「ファシリテーター」の役割は、同じゴールに向かう人たちの力を集めて一つにし、全員が常に最適・最良の仕方で走り続けられるようサポートすることです。企業変革の第一歩は、プロジェクトや業務を進める中で数限りなく行われる「会議」をファシリテートすることなのではないかと考えています。

書くファシリテーション「スクライブ」

　それでは「会議におけるファシリテーション」の具体的な技術の中から、すぐに実践できて効果の高いものを紹介していきます。会議運営のノウハウに組織の規模の大小はあまり関係がないので、参考にしていただければと思います。まず、特に3～5人程度の少人数の会議でオススメなのが「書くファシリテーション」、専門用語でいう「スクライブ」です。やることは、会議の参加者のうちの誰かが、ホワイトボードでもA3紙を机に置いてもよいのですが、そこに議論されている内容を太めのサインペンで書くだけ。これによって、議論における必要なポイントや決まったこと、やるべきことなどが見える化され、個々人で理解を深めたり勘違いに気づいたり、聞き逃したことを確認できたりします。

　大事なのはスクライブを行うとき、無理に構造化したり図示したり、要約したりしようとせず、発言をありのままに書くことです。ただ、もちろん一言一句書き記そうとすると追いつかないし煩雑になるので、工夫は必要です。特定の言葉をあらかじめ決めてある記号に置き換えたり、単語を短縮し表記したりすることで、無理のない範囲でなるべく簡潔に書くのがポイントです。そして必ず、決まったこと（決定事項）とやらねばならないこと（TODO）は記号で示すこと。詳しくは次節で解説しますが、これらをやっておくと、会議のクロージングにおける「振り返り」に役立ちます。

　スクライブを習慣化し、日々の会議に定着させるには、そのつど上司が会議参加者の誰かを書き手として指名するのが早道です。あるいは参加者の誰かが「勝手に始める」のも有効な手です。自分用のメモであるかのように勝手にスクライブを行い、「今の話はこういうことですよね」とメモを指させば、自然と参加者たちはそれを見ながら議論を行うようになっていくはずです。

決定事項とTODOを「振り返り」で確認

スクライブの様子

　もう一つぜひ実践してほしいのが、会議のクロージングにおける振り返りです。さまざまな議題を話し合った後、それぞれの議題のポイントや決まったことを確認し合い、誰が何をいつまでにやるかを共有した上で会議を締めくくると、内容のしみわたり方が全く違います。例えば、私が同席したあるプロジェクトでこんなことがありました。それは新サービス立ち上げに際して挙がってきた課題を一つひとつ対応検討してさばいていくという会議で、主な参加者は部長クラスの10人、そこに最年少で加わっていたのが入社2年目の若手Aさんでした。私は彼の横に座っていたのですが、彼は会議の間中、議題になっている課題と決まった対応策、疑問点、不明点など自分用のメモを熱心にとっていました。そこで私は会議の終わりに、Aさんに疑問点や曖昧な部分について発言して確認するよう促したのです。Aさんは戸惑いながらも「決まったことは●●でこれはBさん担当、△△は保留、××はC案で決定でDさん担当」といった具合に1分ほどメモを読み上げていきました。すると、彼が話し終わった途端に部長たちが「●●はOK」「××はC案に確定ではなく有力案として継続検討するということ」「△△については営業とも連携する必要があるが、その担当者が決まっていない」と追加で議論がなされ、結果、全ての議題の白黒がハッキリつけられて会議は終わりました。

　こんな風にほんの少しの時間、決まったこと（決定事項）とやらねばならないこと（TODO）について確認し合う時間を設けてみると、実は参加者の認識が少しずつ、時には大きくズレていることが分かります。これはどんな会議でも少なからず起こっていることですので、振り返りは絶対に必要な工程だと言えるでしょう。スクライブと同様、上司が毎回会議の冒頭に振り返り役を指名すれば習慣化することができますし、参加者たちの会議への参加意識や話を聞く姿勢もより積極的なものになると思います。

「スクライブがなぜ大事なのか」についての説明を聞き、それを実際にスクライブしてみる、というトレーニングで作成したメモ

「スクライブがなぜ大事なのか」についての説明を聞き、それを実際にスクライブしてみる、というトレーニングで作成したメモ

スクライブでは、決定事項やTODOを明確に示す

会議のファシリテーションでやってはいけないこと

　次に、さまざまな方法で会議をファシリテートしようとするとき、やってはならないことについても解説したいと思います。最も多いのは、会議を仕切ろうとしてしまうパターン、「自分が議論の流れをコントロールして、しかるべく着地させるのだ」という考え方です。ファシリテーターの役割は、あくまでも場を「モヤモヤしていない状態」に保つことであって、前に立って参加者たちを結論に導いていくことではありません。

　また当然ですが、「それは今話し合う必要ない」など、人の話を偉そうにさえぎって効率化しようとするのもNGです。会議においては話し合っている内容の質だけでなく、コミュニケーションの雰囲気も大事なので、それを壊すようなことは慎むべきです。「若手従業員が会議で全く発言しない」と悩む上長の方が多いようですが、それはその場を支配している上長自身の態度やスタンス、雰囲気づくりなどに問題があるからかもしれません。発言を引き出すコツはいろいろありますが、上長が部下の発言に対して、それがどんなにささいなことであっても共感を示したり、発言してくれたこと自体に感謝の意を示したりすれば、だんだんと声が出るようになっていくものです。

　もう1点、誰かひとりが「私がこのダメな会議を改革せねば」と期待値を高く設定しすぎて抱え込んでしまうのもよくありません。「会議のファシリテーション」は、その考え方や意識を複数の参加者と共有してから実践するのが望ましいと思います。例えば私のクライアント企業の方がよくやっているのが、私の会議術の書籍やブログを回し読み・共有して「ちょっとこれやってみよう」と話し合うという方法。どんなに小さな企業改革もたった一人で行うのは難しいので、まずは「会議のファシリテーション」を共通言語化してみることをオススメします。

顧問先に接する際にも有効なファシリテーション

　ところで、こうした「会議のファシリテーション」は日々の内輪の会議だけでなく、税理士の先生方が顧問先に接する際にも、役立つのではないかと思います。顧問先との雑談の中から相手の困り事や悩み事を見出し、その課題解決について話し合う、ということはよくあると思いますが、その話し合いをスクライブしながら行い、話の終わりにメモの中の決まったこと（決定事項）とやらねばならないこと（TODO）を指さしながら、「今日は●●をしていくことが確定しました。私の次のアクションは△△で、Eさん（顧問先）に次回までにやっておいてもらうことは××です」と振り返りを行ってみてください。こうした過程を経ることで、お互いの認識のズレが確認でき、効率的に軌道修正して先へ進めるはずです。

会議を変えることは働き方改革に直結する

　以上、スクライブと振り返りを中心に、会議におけるファシリテーションについて解説してきました。私はこの会議におけるファシリテーションを『世界で一番やさしい会議の教科書』という著作にまとめましたが、出版後の反響から分かったのは、「グダグダな会議」に困っている人や少しでも会議を有益なものにしたいと考え悩んでいる人がいかに多いかということです。当時はまだ「働き方改革」という言葉も考え方もありませんでしたが、考えてみれば会議改革、打ち合わせ改革は働き方改革に直結します。どんなプロジェクト、どんな業務にも数限りない会議や打ち合わせが必要であり、その基本はコミュニケーションです。時短勤務や残業なしを推進したり、業務改善のためのツールを導入するだけではなく、コミュニケーションのあり方も見直すべきではないでしょうか。会議におけるファシリテーションの考え方でコミュニケーションの仕方をちょっと変えてみる。それだけで組織活動の生産性や効率は上がります。ぜひ、組織改革は現場レベルの小さなことから始めてほしいと思います。